URAIAN TUGAS JABATAN DI LINGKUNGAN
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN SABU RAIJUA
KEPALA DINAS :
- Melakukan Koordinasi, sinkronisasi dan integrasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi;
- Menyusun rencana strategis dan rencana kerja dinas perpustakaan dan kearsipan berdasarkan rencana pembangunan jangka menengah daerah;
- Melaksanakan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran dinas;
- Menyusun kebijakan,pedoman,dan standar teknis pelaksanaan urusan perpustakaan dan kearsipan;
- Penyediaan, pengembangan, pembinaan, pemantauan,pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan;
- Menyelenggarakan kerja sama jaringan perpustakaan dan kearsipan;
- Menyelenggarakan pendidikan dan latihan teknis perpustakaan dan kearsipan;
- Menyelenggarakan kerja sama dengan instansi pemerintah, instansi/lembaga swasta, masyarakat;
- Menyelenggarakan dan menggalakkan promosi gemar membaca;
- Menyelenggarakan layanan otomasi, pelestarian perpustakan;
- Melakukan pembinaan teknis kepada perangkat daerah, lembaga pendidikan, BUMD/BUMN, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan masyarak dibidang kearsipan;
- Melaksanaan penyelamatan serta pelestarian arsip vital dan arsip terjaga yang berada di daerah;
- Mengelola arsip statis;
- Menyelenggarakan pembinaan/suvervisi perpustakaan umum dan perpustakan desa/kelurahan/kecamatan di lingkungan pemerintahan kabupaten;
- Melaksanakan monitoring, evaluasi,dan pelaporan di bidang perpustakan, layanan otomasi perpustakaan, pengembangan perpustakan, pembinaan dan pengelolaan kearsipan.
- Melakukan penilaian terhadap Sasaran Kerja Pegawai (SKP);
- Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
SEKRETARIS DINAS :
- Koordinasi, sinkronisasi dan integrasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi;
- Penyelenggaraan urusan perencanaan dan hubungan Masyarakat;
- Penyelenggaraan penyusunan program dan anggaran;
- Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan;
- Penyelenggaraan hubungan masyarakat serta keprotokolan;
- Penyelenggaraan ketata usahaan dan kepegawaian;
- Penyelenggaraan urusan persuratan dan kearsipan;
- Penyelenggaraan urusan keuangan perlengkapan, perbendaharaan, akuntansi, verifikasi, pencatatan asset.
KEPALA BIDANG KEARSIPAN :
- Mempersiapkan bahan penyusunan rencana strategis dan rencana kerja dinas perpustakaan dan kearsipan dibidang kearsipan berdasarkan rencana pembangunan jangka menengah daerah;
- Melaksanakan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran dinas;
- Mempersiapkan bahan penyusunan kebijakan,pedoman,dan standar teknis dibidang kearsipan;
- Penyediaan, pengembangan, pembinaan, pemantauan,pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan;
- Menyelenggarakan kerja sama jaringan dibidang kearsipan;
- Menyelenggarakan pendidikan dan pembinaan teknis kepada perangkat daerah, lembaga pendidikan, perusahan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan masyarakat dibidang kearsipan;
- Melaksanakan penyelamatan serta pelestarian arsip vital dan arsip terjaga yang berada di daerah;
- Melakukan Pendataan dan Penataan Dokumen / Arsip Daerah;
- Penduplikatan Dokumen /Arsip Daerah dalam bentuk informatika;
- Pengolahan Data Arsip dari Badan / Dinas;
- Penyelamatan dan pengamanan Arsip Statis di lingkungan Kabupaten;
- Melakukan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari SKPD;
- Penyelenggaraan Akuisisi dan asistensi Kearsipan dari perangkat daerah, instansi swasta, dan masyarakat;
- Penataan, penyimpanan,pelestarian, dan pendosiran arsip;
- Melaksanakan peliputan dan wawancara pada kegiatan/peristiwa dalam lingkup kabupaten;
- Pelaksanaan penggalian dan penyusunan naskah/sumber arsip;
- Melakukan penilaian terhadap Sasaran Kerja Pegawai (SKP);
- Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
KEPALA BIDANG PERPUSTAKAAN :
- Mempersiapkan bahan penyusunan rencana strategis dan rencana kerja dinas perpustakaan dan kearsipan berdasarkan rencana pembangunan jangka menengah daerah di bidang Perpustakaan;
- Melaksanakan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran dinas;
- Mempersiapkan bahan penyusunan kebijakan,pedoman,dan standar teknis pelaksanaan urusan di bidang Perpustakaan;
- Penyediaan, pengembangan, pembinaan, pemantauan,pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan di bidang Perpustakaan;
- Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan meliputi pengembangan semua jenis perpustakaan, implementasi norma,standar, prosedur,dan kriteria (NSPK), pendataan perpustakan, koordinasi pengembangan perpustakaan dan pemasyarakatan/sosialisasi serta evaluasi pengembangan perpustakaan;
- Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan meliputi pendataan tenaga perpustakaan, bimbingan teknis, peningkatan kemampuan teknis kepustakawanan, penilaian angka kredit pustakawan, pemasyarakatan / sosialisasi serta evaluasi pembinaan tenaga perpustakaan;
- Pelaksanaan pengembangan pembudayaan kegemaran membaca meliputi pengkajian, dan pelaksanaan pembudayan kegemaran membaca, penyebaran informasi kegemaran membaca, koordinasi dan pemasyarakatan / sosialisasi / promosi, perlombaan, sayembara dan bimbingan teknis serta evaluasi kegemaran membaca.
- Menyelenggarakan layanan perpustakan dengan perangkat daerah, sekolah, kecamatan dan desa;
- Pelaksanaan layanan dan otomasi perpustakaan meliputi layanan sirkulasi, rujukan, literasi informasi, bimbingan pemustaka, dan layanan ekstensi (perpustakaan keliling, pojok baca, dan sejenisnya), pengembangan teknologi, informasi dan komunikasi perpustakaan, serta pengelolaan website dan jaringan perpustakaan;
- Pelaksanaan pelestarian meliputi pelaksanaan konservasi dan alih media. Konservasi melakukan pelestarian fisik melalui perawatan, perbaikan, dan penjilidan bahan perpustakaan serta pembuatan sarana penyimpanan, sedangkan alih media meliputi pelestarian isi dan nilai informasi bahan perpustakaan melalui alih media ke bentuk digital, pemeliharaan , serta penyimpanan master informasi digital;
- Menyelenggarakan pembinaan/supervisi perpustakaan umum dan perpustakan desa/kelurahan/kecamatan di lingkungan pemerintahan kabupaten Sabu Raijua;
- Melaksanakan monitoring, evaluasi,dan pelaporan di bidang perpustakan, layanan otomasi perpustakaan, pengembangan perpustakan.
- Melakukan penilaian terhadap Sasaran Kerja Pegawai (SKP);
- Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Kepala Sub Bagian Umum, Kepegawaian dan Keuangan :
- Menyusun rencana kegiatan umum, kepegawaian dan keuangan berdasarkan langkah-langkah operasional kesekretariatan dan hasil evaluasi tahun sebelumnya serta sumber data yang ada untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan tugas;
- Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil kerja bawahan agar tercapai efektifitas pelaksanaan tugas;
- Mengontrol pengumpulan dan pelaporan data dalam rangka penyusunan DUK, pengusulan Karpeg, Karis/ Karsu, Askes, Taspen dan Bapertarum agar tersedia data usulan yang valid;
- Menyusun dan/atau mengoreksi bahan usul kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala pegawai sesuai periode yang telah ditetapkan agar tepat waktu;
- Melaksanakan dan mengecek kegiatan pengelolaan arsip baik arsip aktif, in aktif maupun arsip statis agar mudah dan cepat ditemukan apabila dibutuhkan;
- Melaksanakan kegiatan urusan rumah tangga dalam menata maupun membersihkan ruangan agar terasa nyaman dan sehat dalam melaksanakan tugas;
- Merencanakan dan melaksanakan pengelolaan perlengkapan kantor untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas;
- Melaksanakan pembinaan disiplin terhadap bawahan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku agar terciptanya PNS yang handal, profesional dan bermoral;
- Menyusun dan/atau mengoreksi konsep rencana kebutuhan barang unit (RKBU) dan memeriksa catatan penerimaan dan distribusi alat tulis dan alat perlengkapan kantor berdasarkan usulan dari dan untuk masing-masing bagian agar terpenuhinya kebutuhan untuk dukungan penyelesaian tugas;
- Menyusun dan/atau mengoreksi konsep rencana kebutuhan biaya dan perlengkapan dinas berdasarkan data usulan/masukan dari masing-masing bagian agar tersedia dana kegiatan dinas;
- Menyusun dan/atau mengoreksi konsep Laporan Kinerja Keuangan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk digunakan sebagai bahan masukan atasan dalam rangka pertanggungjawaban pelaksanaan kinerja;
- Memeriksa laporan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) bulanan, Ganti Uang (GU) bulanan dan kelengkapan Surat Perintah Membayar (SPM) belanja langsung (LS) yang diajukan oleh bendahara;
- Memeriksa laporan keuangan, laporan barang pakai habis dan laporan barang pengadaan;
- Mengontrol dan mengecek layanan administrasi yang meliputi perlengkapan, keuangan dan perjalanan dinas sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk tertib administrasi dan kelancaran pelaksanaan tugas;
- Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Pustakawan Ahli Muda :
- Melakukan analisis kebutuhan informasi pemustaka;
- Melakukan seleksi bahan perpustakaan;
- Menganalisis kebutuhan pelestarian;
- Melakukan pelestarian fisik naskah kuno (manuskrip);
- Melakukan pelestarian informasi bahan perpustakaan ke dalam bentuk terekam;
- Membuat tajuk kendali nama;
- Membuat abstrak informatif koleksi perpustakaan;
- Mengendalikan mutu data kepustakawanan;
- Mengorganisasikan data set dalam repositori data;
- Melakukan pengkajian kepustakawanan bersifat monodisiplin;
- Melaksanakan penyuluhan tentang pengembangan kepustakawanan;
- Melakukan pemantauan penyelenggaraan perpustakaan;
- Memberikan layanan referensi;
- Melakukan layanan manuskrip dan koleksi langka;
- Memberikan layanan konsultasi riset kepada pemustaka kategori junior researcher bagi mahasiswa strata satu;
- Melakukan pemetaan kebutuhan pemustaka terhadap layanan perpustakaan;
- Membuat produk pengetahuan dalam format multimedia;
- Membuat sinopsis koleksi perpustakaan; dan
- Melakukan program literasi informasi tingkat II;
Arsiparis Ahli Muda :
- Melakukan identifikasi, verifikasi dan penyusunan daftar salinan otentik arsip terjaga;
- Melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi serta menyusun daftar arsip yang akan dimusnahkan;
- Melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi arsip dalam rangka penyerahan arsip statis;
- Memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis;
- Melakukan penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis;
- Melakukan pengelolaan arsip sejarah lisan;
- Melakukan identifikasi, verifikasi dan preservasi arsip statis;
- Melakukan identifikasi dan penilaian arsip yang akan direproduksi/alih media
- Melakukan identifikasi dan penilaian arsip statis yang akan diautentifikasi;
- Melakukan identifikasi dan penilaian penerbitan naskah sumber arsip;
- Melakukan pameran arsip tekstual dan virtual;
- Melakukan pelayanan arsip statis (layanan penyajian informasi khazanah kearsipan);
- Memberikan bimbingan teknis (BIMTEK) kearsipan;
- Memberikan penyuluhan kearsipan;
- Memberikan fasilitasi kearsipan;
- Melakukan monitoring dan evaluasi (MONEV) sistem informasi kearsipan;
- Melakukan penilaian prestasi kerja arsiparis;
- Melakukan pengawasana penyelenggaraan kearsipan;
- Menyusun norma, standar prosedur dan kriteria kearsipan;
- Mengolah dan menyajikan arsip terjaga menjadi informasi;
- Mengolah dan menyajikan informasi kearsipan untuk JIKN.
Penelaah Teknis Kebijakan :
- Mempelajari tugas dan petunjuk kerja secara seksama berdasarkan arahan pimpinan agar terhindar dari kesalahan dan kekeliruan dalam pelaksanaannya;
- Mengumpulkan bahan- bahan dan perangkat kerja yang terkait dengan bidang kegiatan yang diberikan;
- Menganalisis data dan permasalahan yang ada sebagai acuan pembuatan kebijakan;
- Menganalisis dan Menelaah bahan-bahan kerja yang terkait bidang kegiatan;
- Membuat laporan hasil pelaksaanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi, pertimbangan dan pertanggungjawaban tugas yang di laksanakan;
- Membuat laporan hasil pelaksaanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi, pertimbangan dan pertanggungjawaban tugas yang di laksanakan;
- Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik secara lisan maupun tertulis.
Penata Kelola Sistem dan Teknologi Informasi :
- Mengumpulkan bahan-bahan kerja yang berkaitan dengan sistem informasi kepegawaian sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk keperluan penyelesaian pekerjaan;
- Mengidentifikasi bahan-bahan atau fakta fakta yang berkaitan dengan sistem informasi sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
- Menganalisis sistem yang digunakan untuk mengetahui kelemahan sistem dan kebutuhan informasi sesuai dengan prosedur yang berlaku agar dapat disimpulkan analisis sistem;
- Melakukan koordinasi dengan unit kerja instansi sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
- Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban;
- Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik secara tertulis maupun lisan.
Pengolah Data dan Informasi :
- Membantu menyiapkan program kerja, data, informasi, bahan dan alat kerja terkait bidang kerja yang diberikan atau sesuai arahan pimpinan;
- Mengumpulkan data dan informasi terkait bidang kegiatan yang diberikan;
- Mengolah dan memverifikasi data pada bidang kegiatan sesuai klasifikasi agar digunakan sebagai bahan analisis;
- Merekapitulasi data dan informasi sesuai bidang tugas yang diberikan sesuai jenis data dan informasi yang dimintai;
- Menginput data dan informasi sesuai bidang tugas yang diberikan sesuai format data dan informasi yang diberikan atau diarahkan;
- Membuat laporan hasil pelaksaanaan tugas kepada pimpinan sebagai bahan evaluasi, pertimbangan dan pertanggungjawaban tugas yang di laksanakan;
- Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik secara lisan maupun tertulis.
Pengadministrasi Perkantoran :
- Membantu menyiapkan agenda kerja kantor atau bidang kerja yang diperintahkan;
- Mengelola dan memverifikasi surat dan mendistribusikan kegiatan surat masuk dan keluar sesuai bidang tugas atau arahan pimpinan;
- Mengolah dokumen perkantoran termasuk pembuatan notulen rapat, pembukuan dan pengarsipan dokumen;
- Membantu mengelola keperluan kedinasan ataupun bidang tempat bekerja terkait surat-surat tugas dan kelengkapan keperluan kantor ketika bertugas;
- Menginput data informasi kepegawaian dan mengarsipkan dalam bentuk dokumen sesuai bidang tugas ataupun arahan pimpinan;
- Membuat laporan hasil pelaksaanaan tugas kepada pimpinan sebagai bahan evaluasi, pertimbangan dan pertanggungjawaban tugas yang di laksanakan;
- Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik secara lisan maupun tertulis.